Los campos tienen diferentes características que permiten su personalización dentro de un rango determinado de valores. Gracias a ellos podemos especificar y afinar el tipo de elemento así como su estructura. La propiedad Formatodetermina la manera en que se mostrarán los datos en un campo de una tabla, pero NO los modifica.
Podemos utilizar el Asistente para formatos o podemos escribir directamente la máscara en el campo.
Esta propiedad es importante en muchos campos pero, posiblemente, donde más cuidado hay que tener con ella es en los campos de tipo "tiempo" para no tener problemas cuando introduzcamos fechas y horas.
2. Asistente para formatos
El asistente nos permite elegir entre una serie de formatos preestablecidos. Para ejecutar el asistente iremos al campo y en la propiedad Ejemplo de formato haremos clic en el botón situado a la derecha:
Existen diferentes tipos entre los que encontramos:
Texto
Numérico
Fecha
Tiempo
Científico
2.1. Tipo Numérico
Todas estas máscaras establecen el formato con el que se visualizará el campo numérico. Disponemos de las mismas opciones que en la hoja de cálculo Calc.
Decimales. Indica el número de decimales a mostrar.
Ceros a la izquierda. Número máximo de ceros delante de la coma decimal.
Números negativos en rojo. Los números negativos se visualizan en color rojo.
Separador de millares. Los miles se separan con punto.
2.2. Tipo Fecha
Todas estas máscaras restringen la entrada de fechas.
Idioma. En la parte superior derecha podemos elegir el idioma. La elección de idioma no es un tema trivial ya que, por ejemplo, los formatos de fecha predefinidos no serán los mismos para idiomas de países anglosajones que para países europeos continentales.
Formato. Existen una serie de formatos predefinidos que se muestran en la ventana superior central. Un ejemplo de cómo se vería el formato elegido se muestra en el rectángulo que aparece en el centro de la ventana a la derecha.
Código de formato. Todos los formatos predefinidos pueden ser adaptados por el usuario y guardados para su uso posterior.
2.3. Tipo Hora
Todas estas máscaras restringen la entrada de tiempos y son similares a las anteriores.
Idioma. En la parte superior derecha podemos elegir el idioma. La elección de idioma no es un tema trivial ya que, por ejemplo, los formatos de hora predefinidos no serán los mismos para idiomas de países anglosajones que para países europeos continentales.
Formato. Existen una serie de formatos predefinidos que se muestran en la ventana superior central. Un ejemplo de cómo se vería el formato elegido se muestra en el rectángulo que aparece en el centro de la ventana a la derecha.
Código de formato. Todos los formatos predefinidos pueden ser adaptados por el usuario y guardados para su uso posterior. En el ejemplo se mostrarían dos digitos para las horas, dos para los minutos y dos para los segundos.
2.4. Tipo Científico
Todas estas máscaras restringen la entrada de números en notación científica.
Decimales. Indica el número de decimales a mostrar.
Ceros a la izquierda. Número máximo de ceros delante de la coma decimal.
Números negativos en rojo. Los números negativos se visualizan en color rojo.
Formato. Existen una serie de formatos predefinidos que se muestran en la ventana superior central. Únicamente existen dos, uno con tres números para el exponente y otro para dos.
Formato de código. Todos los formatos predefinidos pueden ser adaptados por el usuario y guardados para su uso posterior. En el ejemplo se mostraría un dígito entero, dos decimales y dos para el exponente.
Ejercicio
Tabla LIBRO. Edición
Abre la base de datos "biblioteca".
Haz clic en el botón Tablas del panel de Base de datos.
Selecciona la tabla LIBRO.
Edita la tabla haciendo clic en el icono Editar de la barra de herramientas.
Campo Año de publicación
Selecciona el campo "Anyo" y en el panel de propiedades inferior haz clic en el botón con puntos suspensivos del campo Ejemplo de formato.
Elige la categoría Fecha. Hasta ahora nuestro campo “Anyo” estaba predefinido como DD/MM/AA; es decir, dos cifras para el día, dos para el mes y dos para el año.
En el campo Código de formato teclea AAAA.
Después, pulsa el icono de la derecha Añadir.
Comprueba que se ha añadido el nuevo formato:
Haz clic en el botón Aceptar.
Campo Precio
Ahora selecciona el campo "Precio" y en el panel de propiedades inferior selecciona el botón con puntos suspensivos del campo Ejemplo de formato.
Selecciona la categoría Moneda.
Haz clic en Aceptar.
Guarda los cambios.
Cierra la vista diseño (edición de tablas).
Contenidos
3. Hoja de datos
Una vez tenemos las tablas creadas junto con los formatos necesarios, el siguiente paso es su edición, ya que habitualmente requeriremos insertar datos, modificar los ya existentes o eliminarlos.
Después de crear nuestra tabla, vamos a aprender a editar filas de datos; es decir, en nuestro caso, vamos a editar los datos de cada libro para modificar su contenido.
Podemos editar datos a través de lo que se conoce como hoja de datos. Para abrirla tenemos 3 métodos:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el panel de objetos.
Hacer clic en el icono Abrir objeto de base de datos.
Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla en el panel de objetos y seleccionar la opción Abrir.
En la pantalla que se mostrará se permite la inserción, modificación y eliminación de los datos de la base de datos. Lo primero que observaremos será una flecha azul situada en la parte izquierda de la ventana. El registro que se corresponde con el campo resaltado se denomina registro activo. También podremos observar que aparecerán todas las columnas que hayamos creado previamente en la definición de la tabla y, en caso de ser la primera vez que accedemos para insertar datos éstas estarán vacías:
Hasta el momento sólo hemos definido la estructura, es decir, el esqueleto de la tabla, pero no hemos introducido ningún dato. La estructura define qué es lo que va contener nuestra tabla, pero no contiene información.
Por otro lado, en la imagen superior, vemos que la columna “Prestable” aparece con un cuadrado. Este cuadrado nos indica que es un campo del tipo “Sí/No” y que aparezca con fondo azul significa que no hay ninguna opción elegida por el momento. Al introducir datos, marcaremos con el ratón. Si está marcada significa SI y si está desmarcada, significa NO.
4. Inserción de datos
Para realizar la inserción de datos debemos seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos para edición.
Situarnos en el último registro, el cual está marcado con el botón Nuevo registro.
Escribir el primer dato del nuevo registro y pulsar Intro.
Repetir el paso anterior hasta completar los datos del registro.
Cuando insertamos registros en una tabla, el programa los guarda automáticamente al activar cualquier otro registro o cuando cerramos la hoja de datos en la que estamos trabajando.
Para introducir el año escribiremos el día 1 de enero del año de publicación, es decir, si es el año 2000 teclearemos “1/01/2000” ó “1/01/00”. El formato definido para el campo se encargará de mostrar automáticamente sólo el año con 4 dígitos.
Ejercicio
Tabla LIBRO. Introducción de datos
Abre la tabla LIBRO.
Introduce, al menos, 5 registros con información de cada libro. Rellena los registros uno a uno. Puede introducirse los datos que se desee. Por ejemplo:
En la parte inferior de la ventana podemos ver la Barra de navegación entre registros. Utilizaremos los botones de desplazamiento para desplazarnos con rapidez entre registros.
En esta barra se nos muestra la fila actual en la que estamos, así como los botones, por este orden, para ir a la primera fila, a la anterior, a la siguiente, a la última o crear una nueva.
Además de la barra, podemos utilizar el teclado con las siguientes teclas o combinaciones:
Tab: sitúa el cursor en el campo siguiente al registro activo
Mayús+Tab: sitúa el cursor en el campo anterior al registro activo
Flecha arriba: sitúa el cursor en el campo del registro anterior
Flecha abajo: sitúa el cursor en el campo del registro siguiente
6. Modificación de datos
Los datos de una base de datos son dinámicos, ya que pueden sufrir variaciones a lo largo del tiempo o incluso desaparecer por distintos motivos. Modificar y eliminar datos de nuestras tablas es un proceso simple y común que no representa ningún problema.
Para poder modificar los datos de una tabla hay que tener activada la Edición de datos mediante el botón de la barra de herramientas. Una vez activado veremos el cambio ya que la primera celda se coloreará en azul.
Cuando se ha modificado el dato, el icono de la flecha azul (registro activo) se cambiará al de modificación .
Para modificar el valor de un campo de alguna fila en particular, nos situamos con el cursor en el valor a cambiar y lo reescribimos. En el caso de los campos Sí/No, basta con marcar o desmarcar la casilla.
Ejercicio
Tabla LIBRO. Modificación de datos
Inserta dos nuevos registros con los siguientes datos:
El resultado será el siguiente (6 y 7 en la imagen):
Al revisar los libros, resulta que el título completo del libro 7 es “Sherlock Holmes. Estudio en escarlata”. Entonces, nos situamos en el campo, modificamos el título y guardamos los cambios.
Tabla LIBRO. Introducción de datos
Introduce un nuevo libro en soporte "MP3". Elige los datos que desees.
Guarda los cambios.
Contenidos
7. Borrado de datos
Para borrar una fila entera, basta con situarse con el cursor al inicio de la fila y con el botón derecho del ratón seleccionar Eliminar filas. También podemos ir al menú Editar → Eliminar registro.
La eliminación de un registro supone la pérdida de sus datos sin posibilidad de recuperación, es por ello que, antes de realizar el borrado, se mostrará un aviso para confirmarlo. En caso de estar seguros de la eliminación deberemos seleccionar la opción Sí.
8. Propiedad Valor predeterminado (por defecto)
A la hora de diseñar una base de datos es necesario definir la manera de mantener la integridad de los datos que serán almacenados en ella. La integridad de los datos depende, entre otras cosas, de que la tabla sólo contenga datos válidos. Base ofrece algunas características para lograrlo, que detallamos a continuación.
Mediante esta propiedad podemos establecer un valor por defecto para un campo. De este modo, cuando se cree un nuevo registro, en dicho campo aparecerá el valor predeterminado. Este valor puede modificarse, igual que el resto de datos del registro aunque deberá ser del mismo tipo que el fijado en el campo.
Ejercicio
Tabla LIBRO. Edición
Abre la tabla LIBRO para edición.
Campo Apellidos del autor
Selecciona el campo "Apellidos_autor" en la tabla.
En la parte inferior se mostrarán las propiedades del campo. Ve al Valor predeterminado y escribe el valor "Sin apellidos":
Campo Nombre del autor
Selecciona el campo "Nombre_autor" en la tabla.
Ve al Valor predeterminado y escribe el valor "Sin nombre".
Campo Precio
Ve al campo “Precio”.
Ve al Valor predeterminado y escribe el valor 0.
Guarda los cambios.
Cierra la vista diseño (edición de tablas).
Introducir datos
Para comprobar que se han realizado correctamente las modificaciones, probaremos a insertar un nuevo registro en la tabla y observaremos que aparece, en los campos que hemos modificado, el valor por defecto fijado:
Abre la tabla LIBRO para introducir datos.
Inserta un nuevo registro. Observa que en el campo "Apellidos_autor" se muestra por defecto el valor "Sin apellidos", en el campo "Nombre_autor" se muestra "Sin nombre" y en el campo "Precio" se muestra por defecto el valor numérico "0".
Rellena el resto de campos.
Guarda los cambios.
Contenidos
9. Propiedad Requerido
En muchos casos nos encontramos que hay campos que son información fundamental de nuestro interés, mientras otros son opcionales. La propiedad “requerido” obliga al usuario a introducir datos en un campo para poder guardar el registro. De este modo, dicho campo no podrá contener valores nulos, es decir, no podrá estar vacío.
Ejercicio
Tabla LIBRO. Edición
Abre la tabla LIBRO para edición.
Vamos a establecer como datos obligatorios el nombre y apellidos del autor de cada libro.
Campo Titulo
Selecciona el campo "Titulo" en la tabla.
En la parte inferior, establece la propiedad Entrada requerida a Sí.
Campo Apellidos_autor
Establece como requerido el campo "Apellidos_autor" en la tabla, siguiendo los mismos pasos que en el campo anterior.
Guarda los cambios.
Cierra la vista diseño (edición de tablas).
Campo Nombre_autor
Establece como requerido el campo "Nombre_autor" en la tabla, siguiendo los mismos pasos que en el campo anterior.
Guarda los cambios.
Cierra la vista diseño (edición de tablas).
Si tenemos registros sin título o autor, Base nos avisará de que estamos haciendo cambios con datos inconsistentes. Si se da este caso, responderemos NO y abriremos la tabla LIBRO en vista hoja de datos. A continuación, rellenaremos el título y los apellidos y nombre del autor en todos aquellos registros que no lo tengan y volveremos a establecer la propiedad de Requerido.
Introducir datos
Para comprobar que se han realizado correctamente las modificaciones, vamos a insertar un nuevo registro en la tabla:
Abre la tabla LIBRO para introducir datos.
Introduce un nuevo registro sin título (es decir, con el campo en blanco de "Titulo"). Por ejemplo:
Guarda los cambios. Base nos mostrará un mensaje indicándonos que falta por rellenar el título del libro.
Haz clic en Aceptar.
Haz clic a la izquierda sobre el lápiz con el botón derecho del ratón y elige la opción Deshacer: entrada de datos. También puedes cerrar la tabla sin guardar los datos.
Cierra la tabla LIBRO.
Guarda los cambios en la base de datos.
Contenidos
10. Ordenación de datos
Uno de los elementos más importantes en una tabla es la ordenación, ya que permite ver, de una pasada, los registros de manera organizada. Además, el filtrado permitirá poner el énfasis en aquellos datos sobre los que queremos obtener información. En esta unidad aprenderemos a organizar y filtrar los datos para obtener sólo los que queremos.
Los registros se muestran en la tabla ordenados, por defecto, según el contenido de un determinado campo, más concretamente el que se haya definido como clave primaria (concepto que se estudiará más adelante). Aun así, y si lo requerimos ordenar, simplemente hay que señalar sobre el nombre de la columna deseada y elegir si queremos que ordene las filas ascendente o descendentemente.
Pasos a seguir:
Abrimos la base de datos.
Abrimos la tabla para edición.
Seleccionamos la columna que queremos ordenar, por ejemplo "Registro".
Seleccionamos el icono de orden ascendente o descendente.
Ejercicio
Ordenar datos por columnas
Abre la tabla "LIBRO" para introducción de datos (doble clic sobre la tabla).
Ve a la columna "Titulo" y haz clic en el icono de orden descendente.
Ahora los libros se mostrarán ordenados por orden alfabético descendente del título. El resultado será similar al siguiente:
Captura la pantalla y guárdala como "orden".
Para restaurar el orden inicial por ID bastará con ir a la columna ID y aplicar el orden ascendente.
Pueba a utilizar el orden descendente en otra columna (la que elijas).
Restablece el orden ascendente por ID.
Contenidos
11. Filtrado de datos
Existen ocasiones en las que interesa visualizar o trabajar con un único grupo de registros y ocultar los demás. Para ello podemos utilizar las opciones de filtrado, las cuales nos permiten elegir de forma simple qué datos queremos que se muestren. Las cuatro opciones, por el orden en que aparecen los botones, son:
Filtro
Acción
Filtro automático
Filtra las filas según el contenido del campo seleccionado.
Usar filtro
Conmuta entre las vistas con y sin filtro.
Filtro estándar
Permite establecer las opciones del filtro de forma parecida a como establecíamos los criterios de ordenación.
Restablecer filtro/orden
Elimina el filtro, de manera que se muestran todas las filas.
Vamos a ver los distintos tipos de filtros con el ejemplo de la base de datos biblioteca.
11.1. Filtro automático
El autofiltro permite mostrar las filas cuyo contenido cumple con los criterios del filtro.
11.2. Usar filtro
La opción usar filtro permite activar o desactivar el filtro. Si pulsamos el botón una vez aplicado el filtro anterior, la tabla se mostrará como lo hacía sin filtro.
11.3. Restablecer filtro/orden
Esta opción permite volver a mostrar la tabla como lo hacía sin filtro. Es similar al caso de Usar filtro aunque en éste no se puede volver a aplicar el filtro a no ser que pulsemos la opción de Filtro automático o Filtro estándar.
Ejercicio
Filtro automático
Vamos a filtrar la tabla LIBRO por el campo soporte de forma que se muestren sólo aquellos libros en soporte papel.
Ve a la columna Soporte.
Selecciona cualquier libro que tenga como soporte "Papel".
Haz clic sobre el icono Filtro automático.
El resultado será similar al siguiente:
Captura la pantalla y guárdala como "filtroautom".
Elimina el filtro haciendo clic en Restablecer filtro/orden.
Contenidos
11.4. Filtro estándar
En caso de que queramos aplicar más de un filtro a la vez deberemos de seleccionar esta opción. Para ello se utilizarán vínculos Y/O.
Ejercicio
Filtro con criterios
Ahora vamos a aplicar un filtro con criterios. Para ello supongamos que sólo queremos que se muestren aquellos libros que nos costaron más de 10 €.
Ve a la columna Precio y haz clic en el botón Filtro estándar.
Pon los criterios como se indica en la imagen inferior:
Pulsa Aceptar.
Ahora sólo se mostrarán los libros de más de 10 €:
Captura la pantalla y guárdala como "filtest1".
Elimina el filtro haciendo clic en Eliminar filtro/orden.
Aplicar filtros adicionales
Aplica el siguiente filtro estándar:
Los libros cuyo precio sea mayor de 5 euros y cuyo idioma sea "Español" o "Valenciano".
Captura la pantalla y guárdala como "filtest2".
Elimina el filtro haciendo clic en Eliminar filtro/orden.
Contenidos
12. Búsqueda de datos
Otra de las opciones interesantes que posee Base es la de permitir la búsqueda de registros. Para ello la tabla debe estar abierta para introducción de datos y pulsar el icono .
Una vez pulsemos el botón se mostrará una ventana con diferentes opciones para la búsqueda:
Entre las opciones encontramos:
Texto: caracteres a buscar en la tabla
Ámbito de búsqueda: permite indicar si la búsqueda se realizará en todos los campos o en campos individuales (que podemos seleccionar)
Configuración: ofrece diferentes posibilidades de búsqueda como:
Posición de los caracteres a buscar
Buscar hacia adelante o hacia atrás
Usar expresiones como comodines (como por ejemplo * para indicar un conjunto de caracteres)
Hacer que coincidan las mayúsculas y las minúsculas con las de los caracteres a buscar
Ejercicio
Tabla LIBRO. Búsquedas de datos
A continuación realiza las siguientes búsquedas en la tabla LIBRO, haciendo capturas de pantalla de los resultados:
Los libros cuyo apellido del autor comience por la letra "M". Para ello debemos utilizar el carácter comodín * (para indicar un conjunto de caracteres). También será necesario pulsar la opción Expresión comodín, ya que de lo contrario no funcionaría la búsqueda:
Haz clic en Buscar. Base se situará en el primer registro que cumpla con los criterios establecidos. Si seguimos haciendo clic en el botón Buscar, el programa irá pasando al siguiente libro que cumpla los criterios.
Captura la pantalla (en el registro de búsqueda que quieras) y guárdala como "busqueda".
Cerrar la base de datos
Cierra la base de datos "biblioteca" sin guardar los cambios (para no introducir ningún filtro).
Subir las imágenes
Sube las imágenes capturadas "orden.png", "filtroautom.png", "filtest1.png", "filtest2.png" y "busqueda.png" a la plataforma.
No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe hacer con una licencia igual a la que regula la obra original.
Los reconocimientos se realizan en el apartado Fuentes de información.
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de la barra de herramientas. Una vez activado veremos el cambio ya que la primera celda se coloreará en azul. 
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o descendente 
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