1. Concepto de documento

Un documento es un soporte material, incluidos los soportes informáticos, que contiene información en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen. Además de permitir la comunicación humana y ser un importante medio de formación y docencia, tiene como fin transmitir conocimientos o ideas. En este sentido, podemos incluir bajo el concepto de documento una hoja de papel escrito, un libro, una fotografía, una cinta de seguridad, un DVD, un archivo creado con un procesador de textos, una base de datos o una página web.

Hasta hace poco tiempo, el medio más habitual de un documento ha sido el papel, bien fuera manuscrito o impreso. Sin embargo, los avances tecnológicos han posibilitado la aparición de nuevas formas de transmitir la información y, por lo tanto, nuevos tipos de documentos: fotografías, discos, películas, soportes magnéticos, etc. Entre los nuevas tecnologías destaca especialmente la revolución informática y la aparición de los documentos electrónicos.

1.1. Clasificación de documentos

Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:

• Soporte material usado para consignar la información.
• Las características del mensaje informativo que conlleva.
• La posibilidad o forma de transmisión o difusión.

1.1.1. Características del soporte material

Según el soporte material, los documentos pueden ser textuales y no textuales:

1.1.2. Características informacionales

Son características que tienen que ver con el carácter informativo, la expresión del contenido y su transformación. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc.

Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios, y terciarios.

1.1.3. Forma de transmisión o difusión

Atendiendo al punto de vista, tenemos:

2. Documento electrónico

Un documento electrónico, también conocido como documento digital, es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido.

Desde el punto de vista de la Informática es un archivo, pero con determinados atributos, ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora o dispositivo móvil mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo.

2.1. Compatibilidad

El desarrollo tecnológico permitió prescindir del papel, abarató los costes de transmisión de información y en muchos casos aumentó la velocidad de comunicación. Sin embargo, este hecho creó el problema de la existencia de múltiples formatos incompatibles. Incluso los documentos más sencillos (texto plano o "plain text" en inglés), no están libres de este problema. Este problema se agrava en los documentos electrónicos editados mediante procesadores de texto, hojas de cálculo y procesadores gráficos CAD/DAO.

Para resolver el tema de la incompatibilidad, se utilizan 2 soluciones:

2.2. Documento digital de texto. Elementos

Aunque existen multitud de tipos de documento de texto, podemos mostrar los elementos principales que aparecen con mayor frecuencia:

2.2.1. Cabecera

Es un elemento opcional. Sirve para resaltar el encabezado de una página de texto. Por ejemplo, si estamos leyendo una novela, en la parte superior de cada página podemos tener el título de dicha novela.

2.2.2. Pie de página

Es un elemento opcional. Se suele utilizar para poner el número de página actual de un documento de texto.

2.2.3. Título

Define de lo que trata el documento. Suele ser corto y conciso. No es obligatorio, pero sí recomendable, utilizar algún título en un documento de texto. Adicionalmente, podemos poner un subtítulo para aclarar o delimitar el título.

2.2.4. Párrafos de texto

Contienen toda la información escrita del documento. Cada párrafo va separado por un punto y aparte. Los procesadores de texto incluyen diferentes tipos de letra, formatos y efecto para que su aspecto visual resulte más intuitivo, sencillo y atractivo.

2.2.5. Otros elementos

En los documentos electrónicos podemos incluir elementos adicionales al texto como imágenes, símbolos, tablas, índices, etc.

3. Procesadores de textos

Los procesadores de texto son programas o aplicaciones informáticas cuya función principal es la de crear o modificar documentos de texto, escritos en un ordenador. Se trata de la versión moderna de una máquina de escribir pero con muchas más funciones y versatilidad.

Estos programas permiten la creación, modificación y almacenamiento de documentos escritos que, adicionalmente, pueden incluir gráficos, imágenes, fórmulas, tablas y un sinfín de objetos variados. Se trata de escribir en formato electrónico todo aquello que antes escribíamos manualmente.

3.1. Funciones

Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean tipográficas, semánticas, organizativas y estéticas. De este modo, se puede trabajar con distintos tipos de letra (fuentes) así como tamaños, colores, formatos de texto, efectos, insertar imágenes, tablas, etcétera.

Como ocurre con la mayoría de las herramientas informáticas, los trabajos realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en distintos medios en forma de archivos, usualmente llamados documentos. Los textos procesados en estos programas pueden almacenarse tanto en la computadora como en un dispositivo externo, además de ser impresos.

También incorporan correctores de ortografía y gramática, así como diccionarios multilingües y de sinónimos o tesauros, que facilitan en gran medida la labor de redacción.

En resumen, las funciones principales ofrecidas por un procesador de texto son las siguientes:

• Facilidad para escribir texto.
• Agregar, borrar o mover palabras, oraciones o secciones completas de texto.
• Corrección de errores.
• Cambio del aspecto del texto.
• Impresión del contenido.
• Capacidad de almacenamiento permanente de información.

3.2. Formatos de archivos

Cuando escribimos un documento de texto y lo guardamos en el ordenador, el procesador de textos lo almacena según un formato específico propio del programa. No obstante, los procesadores de texto permiten archivar nuestros documentos en múltiples formatos estandarizados, además de permitir abrir ficheros de otras aplicaciones ofimáticas.

A continuación repasaremos los formatos más relevantes.

3.2.1. Formato OpenDocument (ODF)

El Formato de Documento Abierto para Aplicaciones Ofimáticas de OASIS, también referido como formato OpenDocument (ODF), es un formato de archivo abierto y estándar (ISO/IEC 26300) para el almacenamiento de documentos ofimáticos tales como hojas de cálculo, textos, gráficas y presentaciones.

El formato con extensión .ODT representa el estándar para documentos de texto.

3.2.2. Ficheros de texto plano (TXT)

Los ficheros de texto plano no tienen ningún tipo de formato o efecto tipográfico y no pueden incluir elementos opcionales como imágenes o tablas. Se trata de un tipo de fichero de texto puro que, posteriormente, puede ser formateado o procesado con cualquier herramienta específica.

Se suelen utilizar para archivos de configuración de parámetros del sistema operativo, datos estadísticos, migraciones de datos, etc.

Tienen extensión .TXT.

3.2.3. Formato de texto enriquecido (RTF)

El formato RTF (Rich Text Format) fue desarrollado por Microsoft en 1987 para el intercambio de documentos multiplataforma. Actualmente, Microsoft es el propietario de la propiedad intelectual y mantiene el formato. La mayoría de los procesadores de texto pueden leer y escribir documentos RTF.

La ventaja frente a los ficheros de texto plano, es que permite añadir al documento algunos elementos de formato relativos exclusivamente al texto, como cursiva, negrita, tipo de letra, etc.

Tiene extensión .RTF.

3.2.4. Formato HTML

Corresponde a las siglas de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcas de Hipertexto). Se trata de un lenguaje de programación basado en etiquetas que se colocan en un fichero de texto y son comprensibles para un navegador. Es un estándar que sirve de referencia para la elaboración de páginas web en sus diferentes versiones, define una estructura básica y un código (denominado código HTML) para la definición de contenido de una página web, como texto, imágenes, vídeos, entre otros.

Los documentos generados en este formato se llaman hipertextos y admiten formato en los textos, colores, imágenes, tablas, vínculos en el propio documento o en Internet, etc. Este tipo de archivo se utiliza cuando un documento está destinado a su publicación en la web.

Actualmente es el estándar que se ha impuesto en la visualización de páginas web y es el que todos los navegadores actuales han adoptado.

Tiene extensión .HTML.

3.2.5. Formato Microsoft Word (DOC y DOCX)

Es el formato nativo de MS Office Word (DOC), propiedad de Microsoft. Aunque es un formato cerrado, debido a la enorme difusión de Microsoft Word, se ha convertido en un "estándar de facto" con el que pueden transferirse textos con formato o sin formato, o hasta imágenes. Sin embargo, posee la desventaja de tener un mayor tamaño comparado con algunos otros.

Pese a ello, la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) eligió el formato Open XML como estándar para el intercambio de texto con formato, que era un formato libre y abierto que había sido el adoptado por suites libres como LibreOffice y OpenOffice. Esto puso en desventaja al formato .doc, y hacía que Word también tuviera desventajas al no funcionar bien con el nuevo estándar.

Microsoft hizo evolucionar su formato .doc para que pasase a estar basado en el XML. Es ahí donde nace el formato .docx, y la X que se le añadió al final es la que hace referencia al XML. La suite usó desde 1997 hasta 2003 un grupo de formatos propietarios (DOC) conocido como 97-2003 o 98-2004. En los años 2007 y 2008, con la introducción de Office 2007 y Office 2008, se creó un nuevo grupo de formatos denominados Office_Open_XML (docx, xlsx, pptx), los cuales se mantienen en las versiones más recientes de la suite y que son formatos abiertos y estándar. Con la publicación de la versión 2007 de Word, el formato DOCX se introdujo como un nuevo estándar para documentos de texto.

La principal ventaja de los documentos DOCX es que están basados en un estándar abierto y pueden ser leídos sin problemas por otras aplicaciones ofimáticas que trabajan con estándares abiertos. Además, los archivos DOCX pueden llegar a ocupar hasta un 75% menos que los DOC, ya que el formato Open XML utiliza la tecnología de compresión zip para almacenar los documentos.

Tiene extensión .DOC o .DOCX (a partir de Word 2007).

3.3. Tipos de procesadores de texto

4. Aplicaciones de procesador de textos

4.1. LibreOffice. Writer

Su entorno está programado en los lenguajes informáticos C++, Java y Python, y está diseñado para ser compatible con los principales paquetes ofimáticos, incluido Microsoft Office, aunque algunas características de diseño y atributos de formato son manejados de forma diferente o no son compatibles.

LibreOffice cuenta con las siguientes aplicaciones principales:

• Procesador de textos (Writer)
• Editor de hojas de cálculo (Calc)
• Gestor de presentaciones (Impress)
• Gestor de bases de datos (Base)
• Editor de gráficos vectoriales (Draw)
• Editor de fórmulas matemáticas (Math)

LibreOffice está disponible en más de 120 idiomas y para diferentes sistemas operativos, entre los que se cuenta GNU/Linux, Microsoft Windows, macOS y los de móviles Android e iOS. También dispone de una suite de oficina en línea LibreOffice Online, que es la suite ofimática predeterminada en las distribuciones Linux más populares.

4.2. Microsoft Office. Word

Microsoft_Office es una suite ofimática que abarca el mercado completo en Internet e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows, Mac OS X, iOS y Android. Microsoft Office fue lanzado por Microsoft el 1 de agosto de 1989 para Apple Macintosh​ seguido más tarde por una versión para Windows, en 1990. La primera versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Además, una versión "Pro" (profesional) de Office incluía Microsoft Access. Con el tiempo, las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de forma más estrecha con características compartidas, como un corrector ortográfico común, la integración de datos OLE y el lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones (VBA).

Word es el programa informático orientado al procesamiento de textos que viene integrado de manera predeterminada en el paquete ofimático Microsoft Office. La primera versión de Microsoft Word fue un desarrollo realizado por Charles Simonyi y Richard Brodie, dos ex-programadores de Xerox contratados en 1981 por Bill Gates y Paul Allen. Estos programadores habían trabajado en Xerox bravo, el que fuera el primer procesador de textos desarrollado bajo la técnica WYSIWYG (“What You See Is What You Get”); es decir el usuario podía ver anticipadamente, en pantalla, el formato final que aparecería en el impreso del documento.

La primera versión de Word para Windows salió en 1990, lo que mejoró notablemente las ventas y su popularidad. Posteriormente, han ido apareciendo sucesivas versiones que han incrementado el rendimiento y funcionalidades de esta aplicación, hasta convertirse en una de las más utilizadas.

Cuestionario

• Contesta a las preguntas del cuestionario.